「年末調整」を知る(2)-年末調整に必要な書類-

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00111/9のブログ「年末調整を知る(1)」では、年末調整とその期限についてご紹介しました。今回は、年末調整にはどんな書類が必要なのかについてご案内したいと思います。

年末調整に必要な書類

年末調整に必要な書類には、会社が準備するもの従業員に提出してもらうものがあります。下記に詳しくご紹介します。

会社が準備する書類

はじめに、会社側で準備する書類をご紹介します。

  1. 扶養控除等申告書
    扶養控除等申告書とは、扶養している家族がいる従業員が、家族の状況に応じて所得控除を受けるための申告書です。この申告書を提出することで受けられる控除の種類には、扶養控除、配偶者控除、障害者控除、寡婦控除、寡夫控除、勤労学生控除、基礎控除があります。
  2. 配偶者特別控除申告書
    配偶者特別控除申告書とは、従業員(合計所得金額が1,000万円以下)の配偶者が所定の要件を満たしている場合(1年間の合計所得金額が38万円以上76万円未満※)に、所得控除を受けるための申告書です。なお、配偶者控除の適用を受けている人は、配偶者特別控除の適用を受けることができませんので、注意が必要です。
    ※1年間の合計所得金額が38万円未満の方は配偶者控除の対象となります。
  3. 保険料控除申告書
    保険料控除申告書とは、年末調整で生命保険料控除などを受けようとする従業員に必要な申告書です。この申告書を提出することで受けられる控除の種類には、生命保険料控除、地震保険料控除、社会保険料控除、小規模企業共済等掛金控除があります。
    ※2.と3.の申告書は、下記のように1枚の用紙(「給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書」)にまとまっており、配偶者特別控除については用紙の右側に、保険料控除については書類の左側に記入欄があります。

【写真1】配偶者特別控除 記入欄003

【写真2】保険料控除 記入欄002

従業員に提出してもらう書類

つぎに、従業員に提出してもらう書類をご紹介します。なお、証明書については該当者のみが対象となり、すべての従業員が必要な書類ではありません。

申告書

「会社が準備する書類」でご紹介した申告書1~3については従業員に配布し、必要事項を記入のうえ提出してもらいます。

  1. 扶養控除等申告書
  2. 配偶者特別控除申告書
  3. 保険料控除申告書
  4. 住宅借入金等特別控除申告書
    住宅借入金等特別控除申告書とは、(特定増改築等)住宅借入金等特別控除を受けようとする従業員に必要な申告書です。なお、この申告書と一緒に、その従業員の住所地の税務署長が発行した「住宅借入金等特別控除証明書」および、借入を行った金融機関が発行した「住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書」の提出が必要です。

証明書

また、必要に応じて下記の証明書を従業員に提出してもらいます。

  1. 勤労学生控除証明書
    勤労学生控除証明書は、勤労学生控除を受けようとする従業員に提出してもらう書類です。扶養控除等申告書に記載された、従業員本人が勤労学生であることの事実の証明として添付します。
  2. 生命保険料控除証明書
    生命保険料控除証明書は、生命保険料控除を受けようとする従業員に提出してもらう書類です。保険料控除等申告書に記載された生命保険料の証明として添付します。
  3. 地震保険料控除証明書
    地震保険料控除証明書は、地震保険料控除を受けようとする従業員に提出してもらう書類です。保険料控除等申告書に記載された地震保険料の証明として添付します。
  4. 社会保険料控除証明書
    社会保険料控除証明書は、社会保険料控除を受けようとする従業員に提出してもらう書類です。保険料控除等申告書に記載された社会保険料などの証明として添付します。毎月の給与から差し引く社会保険については会社側で確認できますが、たとえば下記のような場合も控除対象になりますので、提出された場合には手続が必要です。
    <その他の控除対象となる社会保険料の例>
    ・生計を一にしている子どもの国民年金などを支払った金額
    ・年度の途中で転職し、前職の給料から天引きされていた社会保険料がある場合のその金額
  5. 小規模企業共済等掛金の証明書
    小規模企業共済等掛金の証明書は、小規模企業共済等掛金控除を受けようとする従業員に提出してもらう書類です。保険料控除等申告書に記載された小規模企業共済等掛金の証明として添付します。
    <小規模企業共済等掛金の例>
    ・独立行政法人中小企業基盤整備機構の共済契約の掛金
    ・個人型または企業型年金加入者掛金
    ・心身障害者扶養共済制度に関する契約の掛金
  6. 住宅借入金等特別控除証明書
  7. 住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書
    住宅借入金等特別控除証明書、および住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書は、ともに2年目以降の住宅借入金等特別控除を受けようとする(最初の年は確定申告が必要です)従業員に提出してもらう書類です。住宅借入金等特別控除申告書に記載された住宅借入金の証明として添付します。

まとめ

いかがでしたか?必要書類が多くて驚かれた方もいらっしゃるかもしれません。また、従業員の協力も欠かせない業務となりますので、あらかじめ余裕を持った期限を設けたり、年末調整の業務を行う担当者への情報共有の徹底を行ったりして、直前に書類の不足に気付く、といったことのないように備えましょう。

次回は、「年末調整のしかた」についてご紹介します。

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